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备用金管理暂行办法

一、总则

　　第一条•  根据国家有关现金管理制度和公司相关财务制度，并结合工作实际制定本办法。

　　第二条•  本公司正式员工（临时工、试用期除外）因工作需要，经有关领导批准后可申领备用金。

　　第三条•  公司备用金分为长期与临时两类：

　　1 、长期备用金可循环报销使用，一年清还（领用）一次，原则上只有二级核算单位（各分公司、事业部）方可申领；

　　2 、临时备用金为公司员工因临时工作需要而申领，并应在完成相关工作后立即至财务部核销。

二、长期备用金管理

　　第四条•  　公司对所有长期备用金采用银行卡方式（银行 POS 系统）进行发放管理。

　　第五条•  　领用单位必须以书面形式（工作联系单等），明确持卡人身份信息及申领额度，在报经公司总经理审批同意后递交财务部。

　　第六条•  　在核实无误后，统一由财务部至银行办理银行卡申领工作，并发放至相关人员。

　　第七条•  　财务部将根据每次受理的报销金额，通过银行 POS 系统将现金下划至各部门银行卡内，完成备用金补足工作。

　　第八条•  　作为与公司财务部现金往来的专用途径，各分公司（事业部）必须对所办银行卡实行专人管理使用并保证专卡专用，除备用金下划、上缴及正常工作所需支用外不得与任何其他资金混用。

　　第九条•  为降低资金风险，保证安全使用，所有银行卡原则上均不得透支，请相关部门确定合理报账时间，及时报销各类费用，以免影响正常工作。

　　第十条•  　财务部将对所有银行卡的使用情况进行监管，对账单将由银行按月寄至财务部统一保管，各分公司（事业部）可随时自行至银行窗口打印交易清单，或按月向财务部索取，以便对账。

　　第十一条•  在领用长期备用金后，领用部门必须建立现金日记账，逐日逐笔登记现金进出情况，并做到账实相符。财务部将定期对记账情况进行检查。

　　第十二条•  各分公司（事业部）负责人为保证各自备用金及银行卡安全使用的第一责任人，应与公司签订安全责任书。具体保管操作人员为直接责任人，对备用金及银行卡日常使用负有直接安全责任。

三、临时备用金管理

　　第十三条•  因工作原因需申领临时备用金时，申领人必须填写备用金申领单（一式三联见附件），写明借款日期、金额、用途及预计还款（报销）日期等，在报相关领导审批后至财务部申领。

　　第十四条•  备用金申领单第一联由财务部作为借款原始凭证记账，其余两联先留存于经办会计人员处，在还款（报销）时由经办会计和申领人签字后，第二联作为还款原始凭证记账，第三联退还申领人作为已还款的凭据。

　　第十五条•  　临时备用金的申领审批权限与公司费用报销审批权限相一致，并随费用审批权限变化而变化，具体参照公司《费用报销管理办法》。

　　第十六条•  申领人在填写备用金申领单时必须对还款（报销）时间进行合理估计，一般应在相应工作完成后一周以内。若确因实际情况需延长还款时间的，申领人因及时主动向财务部说明原因，经财务负责人同意后由经办会计人员在申领单留存联上记录在案。

　　第十七条•  　任何申领人在前次所领备用金尚未核销的情况下，原则上不得再次申领备用金，若确有特殊原因需要再次申领，需经财务负责人审批同意。

　　第十八条•  若所申领备用金为用于各类费用支出，应同时参照公司《费用报销管理办法》，在报账核销时填写相应报销单据。

四、附则

　　第十九条•  　各类备用金原则上均不得跨年使用，必须于年末至财务部核销，并于下年初重新申领，具体时间根据财务部年末通知执行。

　　第二十条•  　各类临时备用金核销时间最长不得超过一个月（自领用日起），对无正当理由逾期未至财务部核销者，公司将追究相关领用人责任。

　　第二十一条•  各申领有长期备用金部门的员工若有临时备用金需要，应在其部门内部完成，财务部原则上将不再受理其申领要求。同时在实际操作中，各部门也应参照本办法做好审批、核销等管理流程工作，并留存备查。

　　第二十二条•  本办法自 2006 年 7 月 1 日起开始实行，由公司财务部负责解释。